¿Los congresos y convenciones realmente utilizan marketing?

Para empezar un congreso es una reunión o conferencia, generalmente periódica, donde los miembros de un cuerpo u organismo se reúnen para debatir cuestiones de diversa índole. Según la definición dada por la Spain Convention Bureau, una convención es un evento de vocación privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las convenciones están orientadas a la generación de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras. En este contexto, ha surgido una nueva modalidad de turismo que se le denomina turismo de negocios o turismo de congresos y convenciones, interpretado como un conjunto de corrientes turísticas cuyo motivo de viaje está vinculado con la realización de actividades, laborales y profesionales http://www.revistabuenviaje.com.

El objetivo de esta publicación es exponer un caso de la utilización del marketing en este tipo de eventos. Para ello, es necesario contarles una vivencia.

Hace algunas semanas se llevó a cabo el Congreso Internacional de Negocios y Desarrollo Sustentable (CINYDES) en la ciudad de Guaymas, Sonora, en el cual se participó con una ponencia. Al llegar al hotel sede se pudo apreciar que no había huéspedes del congreso. Nos dirigimos al Instituto organizador donde se desarrollaría el evento. Nos recibieron e indicaron el número del aula al que deberíamos de ir. Fuimos los primeros en llegar y se decidió probar el archivo de la presentación, lo cual fue acertado pues el archivo no abría, debido a que era una versión más nueva. Llegaron como 5 personas del staff y ninguna pudo hacer nada (con mil disculpas). Se le sugirió una computadora portátil actualizada para convertir el archivo, cosa que tampoco paso y, me llevaron a la biblioteca para ahí hacer el cambio. Lo cual fracasó también, entonces opté por pedir prestada una laptop de los estudiantes ahí presentes y se solucionó el problema, claro mientras la chica del staff que me acompañaba se divertía con su novio.

Después de la presentación de la ponencia que fue todo un éxito. Se decidió recoger las facturas y la camiseta que incluía la inscripción del evento. De nuevo, nadie del staff sabía nada. Llegue a pensar que solo estaban de adorno. Por fin, nos atendió una encargada del evento, quien nos informó que ya no había camisetas y las facturas tardarían una semana! Claro con sus respectivas 1000 disculpas. Entonces le comenté que era la palabra que más había escuchado en su evento, sin afán de malicia. Reaccionó y anoto toda la información pertinente comprometiéndose a darle solución. ¿Acaso este tipo de acontecimientos no requieren una planeación de marketing donde los consumidores fungen como participantes?

 

Claro que sí, incluso del grado de satisfacción de dichos participantes dependerá la sucesión de este congreso. Además de la falta de una adecuada estrategia de marketing y comercialización de la ciudad, donde la asistencia era meramente local. Al organizar este tipo de eventos debe evaluarse los beneficios que le representa al país (por ser un congreso internacional). Ya que, es un factor multiplicador de las acciones de los destinos turísticos, ayuda a equilibrar la estacionalidad de la demanda, eleva el índice de ocupación hotelera e incrementa la derrama económica (Consejo de Promoción Turística de México http://mx.visitmexicopress.com).